La necesidad: superar las limitaciones de las hojas de cálculo
Antes de implementar HubSpot en enero de 2024, Learning Heroes gestionaba toda su información a través de hojas de cálculo y procesos manuales. Sin un CRM formal, la empresa enfrentaba desafíos significativos en la organización interdepartamental, el seguimiento de ventas y campañas de marketing.
Los principales retos incluían:
- Falta de visibilidad en analytics de performance por área
- Procesos manuales que consumían tiempo y recursos
- Dificultad para escalar operaciones con el crecimiento
- Seguimiento fragmentado de leads y oportunidades
- Múltiples inboxes (8-9 diferentes) para servicio al cliente
La búsqueda de la solución ideal
Motivados por la necesidad de optimizar sus procesos, Learning Heroes realizó un benchmark exhaustivo de CRMs disponibles en el mercado. "A través de un benchmark de CRMs donde evaluamos todos los disponibles en el mercado (Salesforce, Pipedrive, etc.)", comenta Iker Audicana, Manager de HubSpot. La empresa buscaba principalmente herramientas para gestionar su pipeline de ventas, crear dashboards y automatizar comunicaciones.
El factor decisivo para elegir HubSpot fue su combinación de potencia y usabilidad: "Que es muy intuitivo y fácil de usar sin dejar de ser completo. Cuando vimos Salesforce nos pareció muy complicado y dedicado más a Enterprise, mientras Pipedrive era muy básico".
La implementación: de los primeros pasos a la optimización
Learning Heroes inició la implementación de HubSpot en enero de 2024 a través de un partner que configuró inicialmente la herramienta. Sin embargo, la falta de experiencia llevó a desafíos iniciales con una proliferación excesiva de workflows y listas.
La llegada de Iker Audicana en octubre de 2024 marcó un punto de inflexión. Durante las vacaciones navideñas, realizó un "blackout" para reorganizar la plataforma, siguiendo estas prioridades:
- Optimización del equipo de ventas
- Mejora de los procesos de marketing
- Implementación del Help desk para servicio
Transformación en el equipo de ventas
El impacto más significativo se observó en el equipo de ventas, que experimentó un crecimiento en su plantilla y mejoró notablemente su eficiencia. La migración de hojas de cálculo a HubSpot permitió una trazabilidad completa del pipeline, registro automático de llamadas y dashboards específicos para cada lanzamiento.
Las mejoras implementadas resultaron en un aumento del 20% en la tasa de conversión. "Ahora estamos en un proceso de intentar analizar las transcripciones de las llamadas para ver cuáles son las que mejor funcionan y las que no", explica Audicana, destacando capacidades analíticas que antes eran imposibles.
Consolidación de herramientas y optimización del marketing
Para el equipo de marketing, la migración a HubSpot ha significado una consolidación de herramientas y mejor visibilidad de resultados. "Había mucha herramienta webflow, typeform, zapier, make, mucha herramienta externa que era un Frankenstein, cuando realmente lo podemos hacer de forma nativa", explica Audicana.
Los workflows se han convertido en una herramienta fundamental para:
- Automatización de comunicaciones
- Asignación automática de leads
- Seguimiento a través del funnel
- Envío de emails de nurturing
Mejora del servicio al cliente con Help Desk
El equipo de servicio al cliente también ha experimentado mejoras significativas con la implementación del Service Hub. La empresa está migrando sus múltiples inboxes a la plataforma de Help Desk para centralizar la atención al cliente.
Esta centralización permite una mejor visibilidad y seguimiento de los casos, manteniendo un CSAT/NPS consistentemente alto, "siempre lo hemos tenido por encima del 9 de 10 en promedio".
Conclusiones y visión de futuro
Learning Heroes continúa su evolución en el uso de HubSpot, con planes para implementar CTAs nativos, A/B testing en landing pages y análisis avanzado de transcripciones de llamadas. La empresa también está comenzando a explorar las capacidades de la inteligencia artificial: "Estamos haciendo pequeños pilotos para resumir la información del contacto para que el equipo de Admisiones pueda encarar mejor las llamadas".
La experiencia de Learning Heroes ofrece valiosas lecciones para startups y empresas en crecimiento. Audicana recomienda pensar a largo plazo: "El coste que les puede llevar utilizar diferentes herramientas, el mantenimiento, más las personas que vayan a mantenerlas... si lo extrapolas a lo que te puede costar HubSpot, al final te va a ser mucho más rentable".
Tres factores clave contribuyeron al éxito:
- La intuitividad de la plataforma
- La abundancia de recursos disponibles en línea
- El excelente equipo de soporte
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