La Universidad San Sebastián, fundada en 1989 en Concepción, es la segunda universidad más grande de Chile. Actualmente cuenta con 27 mil alumnos, 19 mil egresados y ofrece 33 carreras distribuidas en 14 facultades.
A lo largo de sus más de tres décadas de funcionamiento, la Universidad San Sebastián ha demostrado excelentes indicadores de calidad, además de ofrecer variadas opciones de financiamiento, un fuerte compromiso con el entorno, infraestructura y herramientas de primer nivel. Esto la ha llevado a destacarse entre las universidades privadas del país
Los retos y objetivos de una universidad luego de pandemia
Cuando el equipo de marketing intentó posicionar su ecosistema digital tras la pandemia, se enfrentó a un entorno desarticulado y herramientas inadecuadas para sus objetivos a largo plazo. El CRM que utilizaban, Microsoft Dynamics, solo disponía del módulo de ventas, limitando la gestión de datos y el seguimiento de clientes potenciales. A pesar de varios intentos de implementación, todo estaba fragmentado y los sistemas no funcionaban en conjunto
El equipo decidió realizar un análisis exhaustivo para identificar los puntos débiles y establecer prioridades. El resultado fue claro: había que hacer una reestructuración total del sistema CRM. Tras evaluar diferentes opciones, incluyendo Zoho, Salesforce y HubSpot, se decidieron por HubSpot debido a su balance entre costo y valor agregado, así como su facilidad de uso y sus funcionalidades de automatización.
Implementación de HubSpot: el núcleo del ecosistema
La transición a HubSpot fue rápida, aunque no estuvo exenta de desafíos. Con el apoyo del partner argentino HAL, lograron implementar el sistema de manera eficiente. Inicialmente, el equipo recibió soporte directo de HubSpot y continuó recibiendo asistencia para resolver dudas y necesidades relacionadas con la implementación.
“Ya tenemos un equipo grande que utiliza la plataforma no solo para marketing, sino también para ventas y servicios. Esto nos ha permitido mejorar la gestión, optimizar el tiempo y, por ejemplo, ver con claridad cuánto tarda una persona en comprar un programa, inscribirse en la universidad o completar una inscripción en una actividad orientada a una futura matrícula”, afirma Eliecer Yévenes, director general de servicios digitales de la Universidad San Sebastián.
Una de las grandes ventajas de HubSpot fue su integración inmediata con otras plataformas. Según Eliecer Yévenes, “HubSpot tiene un marketplace súper completo y casi todo es plug and play, lo que ha facilitado mucho el proceso de implementación”. Esto les permitió empezar a construir su ecosistema digital de manera escalable y eficiente.
La revolución en la gestión de datos
Antes de la implementación, los puntos de captación de registros eran desorganizados y desconectados entre sí. Cada formulario estaba construido en tecnologías distintas, lo que generaba una gran cantidad de datos duplicados y errores.
Con HubSpot pudieron:
Unificar puntos de captación de datos
- Optimizar el modelo de datos.
- Facilitar la integración con plataformas de campañas como Meta y Google Ads.
Automatización de lead scoring
- El sistema integrado de lead scoring les permitió calificar a los clientes potenciales de manera automática.
- Resultó en una mayor eficiencia en la distribución de leads.
Integración con herramientas clave
- Instapage: Para las landing pages.
- Five9: Para el call center.
Estas integraciones jugaron un papel clave en la automatización de los flujos de trabajo. Permitieron una mejor gestión de la relación con los estudiantes potenciales, desde la captación hasta la matrícula.
La clave del éxito
Centralización y mejora de la captación de datos
Antes de la implementación de HubSpot, la falta de integración entre los diferentes puntos de captación de registros generaba duplicación de datos y desperdicio de tiempo. Con HubSpot y Marketing Hub, el equipo centralizó todos los formularios y campañas en una sola plataforma, mejorando la calidad de los datos y eliminando ineficiencias gracias a su code tracking
“Los flujos que hemos creado en HubSpot, sobre todo en cuanto a fidelización, han resultado muy efectivos. Tenemos un modelo en el que, si un estudiante potencial participa en más de tres actividades, la probabilidad de que se matricule aumenta considerablemente”, explica Yévenes. Utilizando la automatización de HubSpot, lograron identificar las actividades clave para cada prospecto y ajustar las comunicaciones de seguimiento en consecuencia.
Integraciones y optimización de campañas publicitarias
Además de las automatizaciones por correo electrónico, esta integración les permite interactuar con los estudiantes de forma directa y registrar todas las interacciones en el CRM. Esto mejoró significativamente la capacidad de respuesta y la relación con los prospectos.
Les permite transferir automáticamente la información de las campañas publicitarias a HubSpot. Esto genera eventos que crean audiencias automáticas desde HubSpot hacia Google Ads.
“Por ejemplo, en el segmento de matriculación universitaria, que consiste en casi un 80 % de estudiantes de pregrado, los jóvenes que ingresan a la universidad tienen entre 18 y 24 años. Estos estudiantes son altamente digitales, y la mayoría de la publicidad se centra en medios digitales, principalmente Google y Meta. Ahora, Google Ads cuenta con audiencias predictivas, lo que permite desarrollar campañas mucho más eficientes y optimizadas”, ratifica el director general de servicios digitales de la Universidad.
A medida que más universidades han ingresado al ámbito digital, optimizar los recursos publicitarios se ha vuelto crucial. La integración ha permitido mejorar significativamente las campañas sin necesidad de aumentar el presupuesto.
Incremento en resultados y crecimiento exponencial
Gracias a todas estas mejoras, la universidad ha visto un notable incremento en sus resultados:
- La tasa de conversión ha aumentado en casi un 100%, un factor determinante en el crecimiento del número de matriculaciones.
- La universidad ha pasado de tener 34.000 estudiantes a 50.000 en un período de cinco años.
- Se ha logrado un crecimiento anual del 30% en las admisiones.
“Hoy tenemos una gestión mucho más eficiente de nuestros datos. Podemos tomar decisiones más rápido y con mayor certeza. El cierre de ventas es más rápido, y la optimización de nuestros presupuestos de marketing ha sido fundamental”, asegura Eliecer Yévenes.
Innovación continua: explorando la inteligencia artificial
En su búsqueda por mantenerse a la vanguardia, la universidad también ha comenzado a explorar el uso de la inteligencia artificial (IA). Han utilizado IA para generar contenido y armar correos electrónicos, y aunque aún se encuentran en una fase exploratoria, están convencidos de que esta tecnología será clave para seguir optimizando sus procesos en el futuro.
La implementación de HubSpot ha transformado profundamente la operación de la universidad, mejorando la gestión de datos y la eficiencia de marketing. Reconocida como un caso de éxito por Google por su campaña Full Funnel en pregrado, la universidad planea expandirse y explorar nuevas tecnologías como la IA. HubSpot continuará siendo vital en esta evolución.
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