Sesame HR es una empresa pionera en el desarrollo de software para recursos humanos, con sede en Valencia, España, y presencia en mercados clave como Barcelona, Madrid y México. Desde su fundación, Sesame se ha destacado por su compromiso para mejorar la gestión empresarial centrada en las personas, ofreciendo soluciones integrales que abarcan desde el control de horarios hasta la gestión de la cultura corporativa y la evolución profesional de los empleados.
Con una sólida base en el mercado español, Sesame ha experimentado un rápido crecimiento y se ha expandido a nivel internacional, captando la atención de inversores y clientes en Europa y Latinoamérica.
En este momento de crecimiento crucial, Sesame necesitaba una herramienta que le permitiera trabajar de forma más unificada su inbound marketing, gestión de clientes potenciales, manejo de leads, tickets de soporte y un centro de ayuda, todo en un mismo lugar. HubSpot demostró ser la solución centralizada que les ayudaría a abordar estas partes móviles del negocio sin problemas. Además, HubSpot ofrecía integraciones con herramientas que ya utilizaban para que todos los equipos tuvieran a mano lo que necesitaban para poder realizar su trabajo con eficacia.
Hora de cambiar el juego con HubSpot
Antes de integrar HubSpot en su ecosistema tecnológico, Sesame enfrentaba desafíos en la gestión de leads, la comunicación con los clientes y la optimización de procesos internos. La empresa necesitaba una solución centralizada y automatizada para ejecutar todas sus operaciones de marketing desde un solo lugar.
Como start-up de recursos humanos, requería ampliar sus esfuerzos de marketing digital y contar con una forma de unir más a este departamento con el de ventas.
"En aquel momento, el enfoque primordial residía en la integración completa de las comunicaciones con el cliente, particularmente vía correo electrónico. Se buscaba unir todas las herramientas de marketing por correo electrónico, así como integrarlas con las fases de venta y postventa. El objetivo era contar con una plataforma única y centralizada para gestionar al cliente de la manera más eficiente posible", afirma Leticia Gonzalbez, CMO de Sesame.
Inicialmente, Sesame desarrolló su aplicación para abordar las deficiencias que su software de fichaje existente presentaba, creando así la solución que sus empleados y managers estaban buscando. Con la implementación de la ley de control horario en España con la que el gobierno aprobó el mencionado real Decreto-ley que obliga a las empresas a registrar la hora de entrada y salida de cada profesional vinculado a la organización, Sesame experimentó un crecimiento significativo, al igual que otras empresas del sector de servicios humanos.
Ahora, se encuentran en un punto crucial de expansión, pasando de un mercado nacional de pequeña y mediana empresa a una presencia internacional en mercados con empresas mucho más grandes.
Este crecimiento, combinado con su expansión internacional actual, aceleró todos sus procesos y aumentó considerablemente el volumen de gestión de leads comerciales. Para seguir siendo ágiles y eficientes en este entorno en constante evolución, necesitaban tener todas sus operaciones digitales claramente definidas y optimizadas. En este sentido, HubSpot jugó un papel fundamental al proporcionar las herramientas necesarias para lograrlo.
Usar los datos para mayor conversiones y mejor rendimiento
Muchas de las personas del equipo de Sesame habían hecho uso de la herramienta en otros lugares de trabajo, estaban familiarizadas con HubSpot, por lo que la consideraron la solución ideal.
"Comenzamos analizando uno de los desafíos cruciales que enfrentábamos en el equipo de marketing: la gestión de prospectos. Nuestro objetivo era convertir el abundante tráfico orgánico en valiosos leads, una tarea que requería acciones de nurturing y una estrategia de conversión efectiva. Este era un desafío de gran envergadura, ya que debíamos asegurarnos de que el equipo de ventas estuviera igualmente equipado para capitalizar estas oportunidades de manera rápida y eficiente. Además, el crecimiento acelerado de nuestros procesos generaba una demanda cada vez mayor de informes detallados y precisos", cuenta Jordi Nogués, Head of Demand Generation.
En este contexto, HubSpot se convirtió en una herramienta invaluable para impulsar su crecimiento. Anteriormente, utilizaban Zoho CRM y su propio software, junto con otras herramientas como Zeus para la visualización de datos y business intelligence.
Sin embargo, con HubSpot, han podido consolidar sus operaciones, utilizando la plataforma para generar informes, gestionar equipos y trabajar con datos de manera más eficiente. Mientras siguen aprovechando múltiples apps y herramientas diversas como Slack, ClickUp, Amplitude y Chargebee que se integran totalmente con HubSpot para lograr una comunicación constante y fluida entre toda la compañía.
Expandiéndose con la ayuda de HubSpot
Apostar por HubSpot ha permitido a los equipos de Sesame utilizar funciones intuitivas para implantar un ecosistema completo que les permita gestionar y automatizar sus principales procesos en función de su ritmo de crecimiento, así como mantener centralizados todos los datos de la empresa. De esta forma:
Marketing Hub
En Marketing Hub, manejan campañas de email que son vitales en la comunicación con sus prospectos en todas las etapas del funnel para llevar a cabo con éxito el proceso de convertir contactos en leads y luego en clientes. Una vez que alguien se convierte en cliente, utilizan otra plataforma para comunicarse con ellos.
El email nurturing y el email marketing, junto con las ventas y el apoyo comercial, han mejorado gracias a HubSpot. La interfaz es fácil de usar y el equipo web es experto en el desarrollo de HubSpot lo que permite que el equipo de creación de contenidos pueda crear emails y landing pages fácilmente sin necesidad de manejar código.
Sales Hub
En cuanto a las funciones empresariales de ventas, la clave ha sido la posibilidad para realizar un seguimiento de lo que se está tramitando, desencadenar acciones y tener todos los datos de los usuarios organizados y accesibles.
Así mismo, gracias al Sales Hub, el uso de secuencias ha sido crucial para el equipo comercial. Utilizan muchas secuencias predefinidas, lo que automatiza gran parte de su trabajo diario. Cada nuevo lead que llega al equipo de ventas activa una secuencia, lo que permite realizar tareas y seguimientos de manera automatizada. Esto libera al equipo para que se enfoque en los leads de mayor calidad o que requieren más atención.
Service Hub
En Service Hub las herramientas para feedback como las encuestas NPS, o Net Promoter Score, que ayudan a cuantificar la fidelidad de los clientes proporciona información cualitativa que ayuda a mejorar la experiencia del cliente. Además se valen de HubSpot para enviar encuestas de satisfacción a través de email a sus clientes. También están explorando la posibilidad de enviarlas a través de la aplicación o de los chats de soporte al cliente.
Operations Hub
Este es el Hub más reciente con el que están trabajando, al respecto Adrian Basols, Digital Operations Manager de Sesame, dice:
"estamos comenzando a utilizar Operations Hub para integrar y gestionar todos nuestros procesos internos. Queremos reducir costos y aumentar la velocidad de los procesos. Utilizamos custom actions con herramientas externas para enriquecer nuestra base de datos y mejorar la calidad de nuestros datos. Al mismo tiempo estamos implementando workflows y webhooks para evaluar los emails y mejorar nuestra comunicación con los clientes".
Después de crear su flujo de trabajo y configurar los activadores de inscripción, pueden elegir las acciones que desean añadir en el flujo de trabajo y automatizarlo con otras aplicaciones conectadas.
Asociación excepcional
Para reducir el esfuerzo por su parte y desbloquear los beneficios de HubSpot, Sesame se comprometió con una capacitación concienzuda de HubSpot para su empresa.
"En nuestro caso, ya hemos enfrentado el desafío de lograr que nuestros equipos adopten nuevas herramientas tecnológicas. Entendemos que, para muchos de ellos, su día a día no implica trabajar directamente con tecnología, como en el caso de un comercial o un creador de contenido.
Por eso, la principal dificultad ha sido asegurarnos de que todos utilicen las herramientas que les ofrecemos. ¿Cómo lo hemos solucionado? A través de una sólida capacitación interna. Contamos con perfiles especializados dedicados exclusivamente a este fin, lo que nos permite organizar sesiones formativas internas. Además, hemos establecido diferentes roles en cada equipo, como los Gerentes de Operaciones de Ventas y los Gerentes de Operaciones de Servicio al Cliente, cuya responsabilidad es eliminar estas barreras en sus respectivos equipos. El objetivo es brindarles apoyo, formación y diseñar procesos más efectivos para facilitar la adopción de nuevas herramientas", aporta Adrián.
Para Sesame, ahora mismo el manejo de los leads ha mejorado sustancialmente y la comunicación entre áreas ha permitido que desde su implementación hayan crecido 90%. Además de eso la ganancia en eficiencia operativa ha sido la parte más destacable. "No hemos podido cuantificar todo completamente, porque necesitamos un ciclo completo de 12 meses pero, intuitivamente, ya puedo ver las ganancias que hemos conseguido y son sustanciales", concluye Adrian.
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