El desafío: de ventas locales a posicionamiento nacional
Cuando Bellaroma decidió dar el salto de una operación regional basada en recomendaciones de boca en boca a un posicionamiento nacional, se encontraron con dos desafíos principales: la falta de un proceso estructurado para la captación de clientes y un servicio de seguimiento deficiente para prospectos que realizaban grandes inversiones.
"Sabíamos que algo estábamos haciendo bien puesto que encontrábamos prospectos interesados, sin embargo, al no tener experiencia en la gestión de prospectos, no éramos capaces de medir ni calificar o darle el mejor servicio posible a nuestros posibles clientes", explica la dirección de Bellaroma.
Antes de implementar HubSpot, la empresa carecía completamente de trazabilidad en su proceso de ventas. "La única trazabilidad que teníamos era meternos al ERP y ver cuántos clientes nuevos habían por semana o por mes. La única trazabilidad era cuando ya ingresaban al sistema, no teníamos antes nada", comenta Alejandro Arellano, directivo de la empresa.
Esta situación se volvió especialmente crítica cuando decidieron enfocarse en el segmento mayorista, donde los clientes realizan inversiones considerables para sus emprendimientos y requieren un nivel de confianza y atención mucho mayor.
La solución: una plataforma unificada y fácil de usar
Tras una exhaustiva investigación que incluyó comparativas y demos con diferentes plataformas, Bellaroma optó por implementar HubSpot como su solución integral de CRM. La decisión se basó en tres factores diferenciadores clave:
- Adaptabilidad a necesidades específicas: "No precisamente te tenían que vender el sistema completo, sino también se adaptan mucho a las necesidades que cada una de las empresas", señala José Arellano.
- Contenido didáctico extenso: "Su contenido didáctico la verdad que es muy, muy bueno. Hemos trabajado también con otros que te dicen o te dan la primera asesoría, pero no tienen como un manual tan grande, una universidad básicamente de HubSpot en donde te expliquen cada una de las cosas", añade.
- Facilidad de uso: "HubSpot es muy intuitivo, aparte que también teníamos el apoyo tanto de la agencia con la que trabajamos como de soporte también de ustedes", destaca José.
La implementación de Marketing Hub y Sales Hub permitió a Bellaroma crear un proceso completo para la captación y seguimiento de leads, desde el primer contacto hasta el cierre de venta.
Resultados: de una habitación a un departamento completo
El impacto de la implementación de HubSpot fue tan significativo que Bellaroma tuvo que crear un departamento completamente nuevo dedicado a la gestión de leads generados a través de la plataforma.
"Prácticamente HubSpot se convirtió en un departamento nuevo, algo que no esperábamos. Empezamos con una habitación en la cual una persona se encargaba de atender, a migrar a un piso con siete agentes de venta y todo el trabajo administrativo llevado por otro departamento", relata la dirección.
Entre los resultados más destacados se encuentran:
1. Crecimiento exponencial en ventas
Bellaroma estableció una meta de crecimiento del 25% para su equipo, pero tras implementar HubSpot, superaron ampliamente este objetivo. "El crecimiento anual ha sido como de un 40% cada año", destaca José Arellano.
2. Mejor precalificación de leads
La implementación de las herramientas de precalificación en Marketing Hub ha permitido a Bellaroma optimizar los esfuerzos de su equipo de ventas, ofreciendo "atención mucho más oportuna a los prospectos mejor calificados", explica José.
3. Profesionalización del flujo de ventas
Las herramientas de Sales Hub, especialmente el pipeline y las tareas, han transformado completamente el proceso de ventas, permitiéndoles identificar "en qué área realmente como empresa estábamos fallando", destaca Alejandro.
4. Sistema de comisiones más justo
La implementación de HubSpot ha permitido crear un sistema de comisiones transparente donde las vendedoras se han convertido en "las mejores pagadas de la empresa", logrando "cambiar la mentalidad y el estilo de muchas familias", según indica la dirección.
La experiencia de adopción: unificación de datos y procesos
Aunque la implementación técnica de HubSpot fue relativamente sencilla gracias a la intuitividad de la plataforma, el verdadero desafío estuvo en adaptar los procesos operativos de la empresa.
"Lo más complicado fue adaptar los procesos o más bien la alimentación de la plataforma y los procesos de la plataforma a nuestros procesos operativos en la empresa como tal", explica José.
La unificación de datos entre marketing y ventas ha sido fundamental para el éxito de la implementación. "Ahora van totalmente de la mano y se han vuelto una herramienta imprescindible para nuestra mejora continua. La categorización correcta de datos por parte de las vendedoras y el estudio continuo de los mismos es parte fundamental de nuestro éxito", destaca la dirección.
Próximos pasos: explorando la inteligencia artificial
Bellaroma está explorando activamente la implementación de las funcionalidades de inteligencia artificial de HubSpot para seguir optimizando sus procesos.
"Vemos en realidad una herramienta muy potente que nos ayudará a mejorar y eficientar los procesos. Las personas vemos el Copilot, cómo puede llegar a funcionar y cómo les podría apoyar a crear una tarea o un recordatorio. Yo creo que puede ser una eficiencia que sí pueda ser un cambio ya directamente en los resultados", comenta Alejandro con entusiasmo.
Entre los objetivos comerciales para el próximo año, Bellaroma busca "poder seguir atendiendo de manera efectiva a todos los prospectos en tiempo y forma, así como aumentar la cantidad de prospectos con la mayor información posible de cada uno de ellos. De igual forma, implementar nuevas herramientas como la inteligencia artificial y las encuestas de servicio".
