Cosmo Schools es un movimiento innovador en la educación colombiana que está transformando la manera en que los estudiantes aprenden. A través de su red de colegios de alta calidad, promueven el autodescubrimiento y el bienestar mediante el aprendizaje basado en proyectos (ABP), la neurociencia y experiencias prácticas que desarrollan la creatividad, la resolución de problemas y el pensamiento crítico.
Desafíos antes de HubSpot
Antes de fortalecer su implementación con Sales Hub Pro de HubSpot, Cosmo Schools enfrentaba varios desafíos críticos en su proceso de admisiones:
La institución luchaba con una gestión fragmentada de leads que, aunque se generaban a través de diversos canales digitales, carecían de una trazabilidad adecuada dentro del sistema. Esto resultaba en oportunidades perdidas y un seguimiento inconsistente de los potenciales estudiantes.
El equipo directivo y operativo carecía de visibilidad sobre el estado real de las oportunidades de admisión, lo que dificultaba la toma de decisiones estratégicas. Además, el personal dedicaba un tiempo considerable a tareas manuales repetitivas, como la importación y exportación de datos entre diferentes plataformas para generar informes en Power BI.
La solución ideal: HubSpot y Grows
En colaboración con Grows, Solutions Partner de HubSpot, Cosmo Schools implementó una solución integral utilizando Sales Hub Pro. Esta implementación transformó completamente su proceso de admisiones a través de una estrategia multifacética:
1. Automatización integral del pipeline de admisionesLa implementación se centró en crear un sistema robusto y automatizado que cubriera todo el ciclo de admisiones:
- Pipeline personalizado: desarrollo de un pipeline con 11 etapas específicamente diseñadas para el proceso educativo, permitiendo un seguimiento detallado desde el primer contacto hasta la matrícula final.
- Workflows automatizados: implementación de 19 workflows estratégicos que automatizan las notificaciones vía WhatsApp, asignan tareas al equipo de operaciones, actualizan estados del pipeline y realizan seguimiento personalizado según el comportamiento del prospecto.
- Sistema de propiedades personalizadas: desarrollo de 48 propiedades de contacto y 40 de negocio que capturan y rastrean cada punto de interacción en el journey del estudiante, desde el primer contacto hasta la matrícula.
2. Integración tecnológica avanzada
HubSpot se convirtió en el centro de un ecosistema digital completamente integrado:
- Integración con WhatsApp: conexión bidireccional con Botmaker que permite automatizar la comunicación con prospectos y familias, enviando notificaciones personalizadas en momentos clave del proceso.
- Sistema de agendamiento: sincronización automatizada de citas de admisión con recordatorios integrados para familias y equipo de admisiones, optimizando la gestión de entrevistas y visitas.
- Plataforma de pagos y facturación: integración que automatiza el seguimiento de matrículas y pagos, con actualizaciones en tiempo real del estado de las transacciones en el pipeline.
3. Sistema de reportería y analytics
Implementación de un sistema completo de seguimiento y análisis:
- Dashboards personalizados: implementación de dos paneles principales que visualizan el seguimiento detallado del proceso de admisiones y los resultados generales del negocio en tiempo real.
- Informes estratégicos: Creación de 36 informes personalizados que miden la conversión por etapa, eficiencia del equipo y velocidad de procesamiento de solicitudes.
4. Capacitación y adopción
Para garantizar el éxito de la implementación, se desarrolló un programa completo de capacitación:
- Entrenamiento en la creación y gestión de filtros personalizados
- Capacitación en la generación y análisis de informes
- Formación en la gestión de workflows y automatizaciones
- Workshops sobre mejores prácticas en el uso de HubSpot
Esta solución integral permitió a Cosmo Schools transformar completamente su proceso de admisiones, pasando de un sistema manual y fragmentado a uno totalmente automatizado y centralizado en HubSpot.
Resultados transformadores
La implementación de HubSpot, junto con el expertise de Grows, ha generado resultados significativos para Cosmo Schools:
- Eficiencia operativa: reducción del 30% en el tiempo del ciclo de admisiones, permitiendo un proceso más ágil y efectivo.
- Productividad mejorada: eliminación de tareas manuales repetitivas, permitiendo al equipo enfocarse en actividades estratégicas.
- Visibilidad aumentada: acceso a datos en tiempo real y métricas claras para la toma de decisiones.
Conclusión
La transformación digital de Cosmo Schools demuestra el poder de HubSpot cuando se implementa con una estrategia clara y el apoyo de partners expertos como Grows. La combinación de automatización inteligente, integración de herramientas y análisis de datos ha permitido a la institución no solo mejorar sus procesos de admisión, sino también proporcionar una mejor experiencia a sus futuros estudiantes y sus familias.
Esta implementación exitosa establece un nuevo estándar en la gestión educativa, demostrando cómo la tecnología adecuada puede transformar los procesos tradicionales en flujos de trabajo eficientes y escalables.
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