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Nubox: contabilidad empresarial en la nube
Nubox fue creada en Chile en el año 2001 y desde ese momento se ha convertido en uno de los referentes más destacados en el área de software como servicio (SaaS) en la región latinoamericana. Su área de acción está centrada en la generación de soluciones provistas desde la nube digital, con aplicaciones destinadas a desarrollar una mejor interacción para la generación de nómina, facturación y contabilidad en las empresas de la región.
El mercado de Nubox se encuentra focalizado en empresas medianas y pequeñas, así como en startups y emprendimientos que requieren soluciones prácticas para gestionar su administración. Después de 20 años, la empresa da soporte a los servicios digitales de más de 80.000 empresas, 12.000 clientes y 35.000 usuarios en los países latinoamericanos con mayor actividad económica, como es el caso de Argentina, Chile, Colombia y México.
«A medida que las empresas van creciendo es clave poder administrar de forma eficiente las empresas donde temas como la contabilidad, flujo de caja y pago de remuneraciones deberían ser los más sencillos. Nubox permite que las empresas puedan pagar la nómina de sus empleados, facturar, recaudar, llevar un flujo de caja y tener la contabilidad al día todo en un mismo lugar.» Juan Pablo Hurtado, Brand Manager en Nubox.
Los retos y desafíos en sus primeros años
Desde su creación, Nubox entendió la importancia de tener una vinculación más cercana y eficaz con los clientes y empresas a los cuales proporciona los servicios de administración en la nube digital. La problemática que enfrentaba era la de encontrar la forma de entregar valor en la relación con cada prospecto, al tiempo que buscaba disminuir los costes asociados con cada contacto.
Esto representaba una tarea titánica, ya que en esos días no contaba con la división de tareas y asignación de responsabilidades de un equipo de marketing dentro de la organización, por lo que estas actividades recaían en distintas personas y no en un equipo de trabajo específico.
Aunque se tenía conciencia de la importancia que las herramientas digitales podrían representar para el equipo de trabajo de Nubox, la mayoría de las acciones y soluciones de cara al cliente se llevaban a cabo por medio de recursos propios y de otras plataformas, tales como Sugar o Servipyme. Pronto vieron la necesidad de reemplazarlas ante el crecimiento de clientes y empresas que se registró en la primera década de esta empresa.
La plataforma altamente recomendada por sus nuevos colaboradores
Una vez que los cambios administrativos dentro de Nubox se perfilaron hacia un crecimiento en la región de Latinoamérica se crearon nuevos equipos de trabajo que ayudaron a la expansión comercial de esta compañía en la región. Estas nuevas incorporaciones venían de distintas empresas, tales como Rappi, Uber o Mercado Libre, con diversos objetivos para la nueva etapa de desarrollo de Nubox. Sin embargo, todas ellas tenían algo en común: la recomendación de la incorporación de las herramientas de HubSpot.
Además, esta búsqueda tenía como objetivo encontrar soluciones a la problemática diaria que enfrentaba Nubox, tal como la necesidad de mantener un seguimiento automatizado de negocios, crear un sistema que mantuviera una relación pormenorizada entre la atracción de la demanda y el cierre de cada negocio.
Uno de los factores más determinantes en esta búsqueda fue la interacción y aprovechamiento de la información entre los módulos de la plataforma con el fin de potencializar el uso de datos para la toma de decisiones, así como la posibilidad de ejercer seguimiento con cada una de las acciones efectuadas con los clientes durante su buyer's journey.
Fue así que se llevaron a cabo procesos internos de licitación y evaluación, con el fin de encontrar la manera de tener un mejor crecimiento, los cuales llegaron a la misma conclusión de los colaboradores. Y como resultado de esta etapa de evaluación se decidió finalmente implementar a HubSpot dentro de las operaciones cotidianas de esta empresa.
«Las soluciones digitales de HubSpot fueron solicitadas por las nuevas incorporaciones y liderazgos de Revenue, además de los equipos de marketing, comercial y operaciones. Prácticamente todos los nuevos ingresos habían trabajado con HubSpot en sus roles anteriores en otras empresas y tenían una muy buena percepción de esta herramienta.» Juan Pablo Hurtado, Brand Manager en Nubox.
Conectando estrategias y procesos en una sola fuente de verdad
Desde los primeros meses de operación con las nuevas herramientas proporcionadas por HubSpot se buscó cumplir con los objetivos estratégicos en el menor tiempo posible. Por ejemplo, había un especial interés en la automatización de seguimiento en la evolución de cada negocio y de cada lead en un sistema integral.
La implementación del software fue bastante sencilla, por dos motivos principales. Por un lado, la herramienta es muy intuitiva y fácil de usar. Por otro lado, se apoyaron en el HubSpot Academy como una fuente de conocimientos para capacitar a su equipo respecto al uso de las herramientas digitales de HubSpot, sus alcances y reforzar sus conocimientos sobre la metodología Inbound. Gracias a los videos de contenido y materiales de aprendizaje de HubSpot Academy, los miembros del equipo de Nubox han podido aprovechar los beneficios de la plataforma de HubSpot con una perspectiva de usuarios avanzada.
Otro elemento que fue indispensable a la hora de poner en marcha la plataforma de CRM fue conectarla via API con otras herramientas estratégicas para la ejecución de sus campañas digitales como Twilio, Intercom, Zapier o Zoom, por mencionar algunas.
«El día a día en el uso de la plataforma de HubSpot es fácil de utilizar además de ser muy intuitiva. En este sentido, HubSpot Academy es un tremendo aporte, ya que ayuda a que la curva de aprendizaje sea más exponencial, y por consecuencia se aprende rápido. Esta es la razón por la que prácticamente todos en Nubox utilizan HubSpot a un nivel avanzado.» Juan Pablo Hurtado, Brand Manager en Nubox.
Ejecutando la máquina de crecimiento
Dentro de Nubox, más de la mitad de los empleados usan las plataformas tecnológicas de HubSpot. Las principales herramientas que esta empresa utiliza cotidianamente están divididas en cuatro grandes áreas: Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub y Operations Hub.
En el uso de las aplicaciones dentro del Marketing Hub destaca el aprovechamiento que le dan a sus principales funcionalidades, por ejemplo:
- Landing pages: les permite publicar ofertas de contenido para la conversión de Leads y MQLs y crear versiones de páginas de destino adaptables a cualquier dispositivo de lectura, como equipos de cómputo o dispositivos móviles.
- Correos electrónicos: gracias a esta herramienta pueden ejecutar diversas campañas de email marketing, tanto a sus prospectos como clientes. Tener este canal les ayuda a entregar contenido de valor a su audiencia, de manera segmentada, a lo largo de la jornada del cliente. Además es un elemento estratégico a la hora de apalancar la conversión de leads y MQLs.
- Gestión de redes sociales: con esta característica es posible programar y administrar las publicaciones de sus redes sociales como Instagram, LinkedIn, Facebook o Twitter y monitorizar el impacto de las interacciones directamente con la audiencia.
- Creación de formularios: son una pieza clave para facilitar el proceso de conversión de leads y registro de información de los clientes potenciales. Esta información es indispensable ya que les permite ejecutar campañas de marketing, ventas o servicio personalizadas.
- Automatización de marketing: pudieron marcar la ruta de compra de cada cliente gracias al uso de workflows aplicados a los procesos de trabajo de marketing. Este seguimiento se pudo efectuar desde las primeras etapas de contacto como prospecto hasta su conversión como cliente lo cual permitió la detección oportuna de las oportunidades de crecimiento. Además, utilizando los workflows pudieron implementar estrategias de marketing como el Lead Scoring, en donde de manera automatizada, le asignan a los leads una puntuación para priorizarlos e identificar MQLs de manera más eficiente.
Por su parte, para la fuerza comercial, las funciones del Sales Hub han ayudado a mejorar el desempeño de cada representante de ventas, incluso estas herramientas son usadas por más del 50% de los miembros de la empresa. Las ventajas de este software permite automatizar los procesos de seguimiento de cada lead, además de identificar el momento exacto en cada contacto se encuentra respecto a su posición en la ruta de compra identificando las distintas interacciones que ha sostenido con cada uno en un solo lugar.
Otras de las ventajas que Nubox encontró con esta herramienta se encuentran relacionadas con la automatización de procesos, lo cual ha permitido realizar mediciones exactas sobre el impacto de cada interacción de negocios, conocer el funcionamiento y éxito de las asignaciones en la negociación con los clientes así como del envío de reportes, por medio de las siguientes funciones:
- Chat en vivo: para apoyar el proceso de compra en la página, a la vez que generar más leads y calificarlos en MQLs.
- Automatización de ventas: con la herramienta de workflows se pueden crear flujos de trabajo para ejecutar tareas específicas con cada contacto. Esto les ha ayudado a optimizar el tiempo de respuesta y seguimiento al proceso de ventas.
- Gestión de reportes: esta herramienta les permite ver el desempeño de las acciones realizadas por el equipo de ventas en tiempo real, lo cual ayuda a tomar las mejores decisiones para el cumplimiento de los objetivos.
- Envío de cotizaciones: desde la plataforma de CRM de HubSpot pueden crear las cotizaciones de ventas con rapidez y de manera personalizada usando los datos que se encuentran en el CRM.
Otro de los usos con los que Nubox pudo disfrutar de los beneficios de las herramientas digitales fue proporcionado por el Operations Hub, con lo que pudo gestionar sus propios recursos en pro de un crecimiento sostenido por medio de las siguientes características:
- Sincronización de datos: con esta funcionalidad pudo generar un flujo de acciones automatizadas entre la gestión de tareas y workflows con lo que aprovechó los beneficios de alimentar los datos que necesitaban desde distintas fuentes y en beneficio de todos los equipos dentro de Nubox.
- Automatización de procesos: pudo crear un flujo de trabajo entre la información del manejo de relaciones de cada negocio, los diferentes contactos y los tickets generados para la atención personalizada de los miembros de su equipo de trabajo con una jerarquización de contactos a través de su calificación (MQL).
- Generación de informes: esta característica les permitió aprovechar los datos dispersos en la plataforma para crear informes a la medida por medio de una personalización avanzada de un modo más sencillo, lo que les dio la ventaja de ahorrar tiempo sin sacrificar la veracidad de la información.
Respecto al uso de las aplicaciones generadas desde la plataforma del Service Hub destaca el uso que Nubox ha dado tanto a las funcionalidades de tickets y chatflows de la siguiente manera:
- Tickets: a través de los tickets han podido registrar, organizar y monitorear el seguimiento a cada cliente. Específicamente les ha sido muy útil para la revisión y evaluación de nuevos negocios como para los procesos de onboarding de nuevos clientes
- Servicio automatizado de atención al cliente: los chatbots además de ayudarlos en la calificación de leads, ha sido indispensable para crear flujos automáticos que combinan la asistencia a sus clientes.
El uso combinado de las plataformas Marketing Hub Enterprise, Sales Hub Professional y Service Hub Professional ha propiciado resultados positivos en Nubox, tales como el 30% de crecimiento sostenido en ventas desde la incorporación de las herramientas digitales de HubSpot, ayudando así a la expansión regional de esta empresa en Latinoamérica.
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