CRM para universidades, escuelas y plataformas educativas

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un CRM para universidades y centros educativos?

1. Aumentar los ingresos y matrículas

Los CRM (o software de Customer Relationship Management) para educación son sistemas avanzados para perfiles de alumnos potenciales, informes y funciones de envío masivo de correos electrónicos. Maximizan las conversiones con herramientas integradas para seguir las mejores prácticas y aumentar los ingresos o matrículas, gracias a:

• Gestión de relaciones con clientes.
• Elaboración de campañas de email marketing de gran impacto.
• Seguimiento de datos clave.
• Informe de clientes potenciales.
• Gestión de documentación.

2. Gestionar los datos de alumnos, padres de alumnos, exalumnos y egresados de forma adecuada y segura

Un CRM representa un sistema único para monitorear y gestionar todos los detalles de los estudiantes, incluyendo notas, finanzas, asistencia y horarios; así como datos de demás partes interesadas, incluyendo exalumnos. La implementación de procesos eficientes y seguros es muy difícil sin una plataforma de CRM para el sector educación, ya que la información está dispersa y en general es de difícil acceso. En cambio, con un software de este tipo:

• Los datos se presentan en cronología.
• Puedes verificar todo el historial de trabajo con un prospecto en un par de minutos.
• Se analizan los antecedentes de la información contenida sobre exalumnos, padres de alumnos y egresados.
• Se resguardan los datos en una plataforma centralizada y segura.

¿Cuáles son las características más importantes de un CRM para la educación?

1. Gestión de contactos, oportunidades de negocios y construcción de relaciones duraderas con alumnos, padres y egresados

Un CRM para educación ofrece todas las herramientas críticas a los equipos de ventas para mejorar el manejo de los datos, generen nuevas oportunidades de negocio y construyan una fuerte relación con todos los interesados, al mismo tiempo que mejoran su productividad y ahorren tiempo, a través de:

• Gestión de contactos: con pocos clics podrás agregar a tus contactos al CRM con la finalidad de mantener una base actualizada que te ahorra todo el trabajo de mantenimiento.
• Gestión del pipeline de ventas: ocúpate de manera más rápida y sencilla de la delegación de tareas, agrega transacciones y da un seguimiento eficiente al progreso en los paneles del sistema.
• Cotizaciones de ventas: crea cotizaciones y renovaciones de matrículas en un solo clic, además, el sistema cuenta con pagos y firmas electrónicas incorporadas.
• Buzón de entrada compartido: fomenta el trabajo en equipo para optimizar el seguimiento y visibilidad de detalles de las comunicaciones y asignación de prospectos.

2. Ejecución de campañas de marketing, comunicaciones y generación de leads

Las funcionalidades del CRM de HubSpot han ayudado a grandes organizaciones a tener éxito; en el caso de EXATEC, aumentaron su open rate en un 45%, y aumentaron más de 6500 visitas en tan solo la primera semana.

Por otro lado, TALISIS también aprovechó las ventajas de una educación digital a través de la implementación de HubSpot y logró un impresionante 144% de cumplimiento en objetivo de leads para UNID, 134% para U-ERRE y más de 4.6% de conversión en cursos de inglés online.

• Software de email marketing: crea campañas de email marketing de una manera más intuitiva y fácil, sin requisitos previos de conocimientos informáticos ni de diseño web.
• Formularios online: elabora formularios web inteligentes que impulsen la tasa de conversión de visitantes anónimos en leads para tu CRM.
• Creador de landing pages: haz las páginas de aterrizaje que se adapten a cualquier dispositivo, más atractivas y que generen leads calificados.
• Google Ads: con los datos del CRM para educación y las analíticas web, podrás atraer más clientes potenciales y descubrir qué anuncios son más efectivos para aumentar la tasa de conversión.

Gestión de las comunicaciones de ventas

Un sistema CRM contable como HubSpot es ideal para convertir clientes potenciales, generar campañas para recordarles cuándo deben presentar impuestos y agendar llamadas de reportes.

Esto gracias a la aplicación de múltiples herramientas digitales en una única plataforma:

• Software de comunicación empresarial: lleva una comunicación efectiva e interactúa con tus leads y clientes desde una interfaz centralizada donde también podrás aplicar herramientas efectivas para optimizar la comunicación interna entre equipos de ventas, marketing y atención al cliente.

• Documentos compartidos para equipos de ventas: podrás crear una biblioteca única para todos tus documentos de venta que sea accesible para todo el equipo de trabajo donde recibirás una notificación sobre cuándo un prospecto abre un documento y así, identificar cuáles son aquellos que te ayudan a cerrar más tratos.

• Agendar citas y reuniones: agiliza la programación de citas de forma automática y evita el intercambio interminable de correos electrónicos, mientras que mantienes tu calendario en orden y actualizado.

Ejecución de campañas de marketing digital

Un CRM contable también es una solución ideal para la ejecución efectiva de campañas de marketing, tanto en pequeñas y medianas empresas como en corporaciones, gracias a funciones como:

• Software de email marketing: crea campañas de email marketing —no necesitas tener conocimientos informáticos ni de diseño web—, personaliza los emails para mejorar las tasas de click through y aplica el A/B testing y analíticas para maximizar el impacto de la estrategia.

• Creación de formularios: elabora formularios en línea personalizados e inteligentes que se conecten con tu base de datos de clientes y contactos para mejorar la información que tienes sobre tus leads.

• Haz una landing page atractiva: HubSpot facilita la elaboración de landing pages profesionales con contenido personalizable para cada visitante y te da la posibilidad de analizar, probar y optimizar el rendimiento de la página destino.

¿Cómo elegir un CRM para el sector educativo?

Facilidad de uso y curva de aprendizaje

Busca un CRM educativo que se adapte de manera sencilla a tus procesos de gestión y atención al cliente, con una curva de aprendizaje sencilla y suficientemente incluyente para usuarios experimentados o novatos.

Por otro lado, la facilidad de uso también permite que los empleados adopten el CRM rápidamente, obteniendo una mayor productividad en poco tiempo. Para obtener estos resultados a largo plazo es fundamental elegir un CRM educativo que simplifique el trabajo diario de todos los miembros de tu equipo.

Estas características también ahorran dinero en procesos de formación adicionales. Disminuyendo complejidades operativas y la cantidad de tiempo que requiere en la implementación del CRM.

Así, podrás sacar el máximo partido a tu inversión tecnológica desde el primer día si la plataforma es fácil de usar y muy funcional. Como resultado, obtendrás un retorno de la inversión más atractivo.

Puedes probar un CRM gratuito o una demostración antes de contratarlo, con el fin de entender mejor su funcionamiento. Puedes incluir a gerentes y personal clave de marketing, ventas y operaciones con el fin de evaluar su eficacia y facilidad de uso.

Herramientas de marketing, ventas y servicios combinadas en una plataforma fácil de usar.

Dado que la optimización y automatización del marketing son muy útiles para sacar el máximo partido a un CRM, y repercuten positivamente en el proceso comercial de una institución educativa, es importante asegurarse de que este software de gestión cuente con múltiples funciones para fomentar el crecimiento del negocio.

Las campañas de marketing por correo electrónico, los formularios y las páginas de destino son muy útiles. Sin embargo, el sistema debe cubrir todo el proceso comercial, incluidas las ventas. Para esto, el software CRM debe cubrir todos los puntos de interés para la visibilidad y el seguimiento del proceso comercial del sector educativo, incluida la documentación de los presupuestos y cotizaciones.

Por último, para que tanto clientes como prospectos tengan una buena percepción de tu organización, es necesario evaluar las funciones de servicio y atención al cliente del CRM. Estas permiten agilizar y centralizar los procesos de ayuda a la clientela, favoreciendo tiempos de respuesta rápidos y soluciones realmente eficaces a cada requerimiento.

Seguridad y respaldo

La seguridad de los datos es clave no sólo para tener éxito en el uso de un CRM, sino también para rentabilizar tu inversión en esta tecnología. La pérdida de datos personales e institucionales puede generar grandes costes adicionales imprevistos y perjudiciales para tu reputación.

Base de conocimientos y atención al cliente

Las bases de conocimiento son centros de información y documentación que pueden ser de gran ayuda. Estas almacenan respuestas a preguntas comunes, problemas técnicos y otra información relevante para los clientes.

También proporcionan ayuda al usuario durante su experiencia, educándolo sobre el uso óptimo del servicio o producto adquirido, así como diferentes funcionalidades promocionadas por la empresa.

Un CRM para la educación de alta calidad debe tener su propia base de conocimientos, que incluya toda la información necesaria para que los clientes puedan resolver sus dudas críticas.

Esta característica también es un apoyo operativo para los representantes de ventas y los agentes de atención al cliente, ya que siempre tendrán a mano la información necesaria para seguir utilizando el software, dejando atrás los cuellos de botella.