El principal reto de U-Planner era la generación de oportunidades de venta de forma automática para así aumentar considerablemente el número de contactos que recibía el departamento de ventas.
Otro reto de U-Planner era mantener actualizada su página web acorde con los estándares de su industria, además de mejorar y aumentar la frecuencia con la que creaban contenido. Estos cambios eran necesarios para aumentar el tráfico orgánico, y así, incrementar las tasas de conversión de las oportunidades de venta a clientes, además de mejorar la experiencia del usuario a través de contenido relevante.
Antes de implementar HubSpot, U-Planner utilizaba diferentes aplicaciones, como Drupal, Google Analytics y Salesforce. Los problemas de estas herramientas eran que resultaban complejas de utilizar, no cumplían con las necesidades de demanda de la empresa y no estaban integradas entre sí, lo que no permitía ver los resultados de sus campañas de forma global. Así pues, no podían tener visibilidad completa del embudo de ventas, lo que dificultaba obtener los resultados de ventas y marketing esperados.
A partir de estos desafíos, Isabel Sagenmüller Bórquez, gerente de marketing de U-Planner, creó el departamento de marketing y buscó apoyo de una agencia de inbound marketing para ejecutar sus actividades de marketing digital. Descubrió a IDS Agency, una agencia partner de HubSpot con la que empezó a aplicar la metodología inbound con el objetivo de obtener más tráfico a su página web, conseguir más oportunidades de venta y posicionar U-Planner como experto en el mercado de la educación.
Además, U-Planner quería expandir su negocio fuera de Chile por el potencial que le veían a la industria, y encontraron que el inbound marketing era la mejor estrategia para hacer actividades de marketing online de forma orgánica y efectiva para su empresa.
El proceso de implementación de HubSpot en U-Planner lo hicieron con ayuda de IDS Agency. Empezaron a introducir junto al departamento de marketing la metodología inbound con sus diferentes etapas y a definir el buyer persona de U-Planner, y la primera ventaja que vieron fue la capacidad de tener todas las herramientas en un solo software para trabajar de manera más eficiente y consiguiendo más visibilidad de sus campañas.
A principio fue difícil explicar el concepto de inbound al departamento de ventas. Como cualquier empresa tradicional, los representantes de ventas querían contactar con las nuevas oportunidades de venta inmediatamente y empezar a vender, sin previa calificación. Esto fue lo que permitió que ventas y marketing definieran el recorrido del comprador de un contacto de U-Planner, cómo debían construir una relación de confianza con su cliente potencial y cuándo era el momento adecuado para contactarlo para cerrar una venta. Así es como consiguieron una buena alineación de toda la empresa y ofrecieron una mejor experiencia para sus clientes.
La herramienta más utilizada por U-Planner ha sido el email marketing por su gran capacidad de análisis. Esta herramienta no solo les permitió analizar las tasas de apertura, tasas de clics y hora de apertura, sino que también los contactos perdidos y los clientes conseguidos por cada correo electrónico.
También dan mucho uso a la herramienta de contactos, ya que pueden analizar la interacción que un contacto ha tenido con su sitio web como, por ejemplo, las páginas visitadas, quién y cuándo descargaron una oferta y los correos electrónicos recibidos. Un uso muy importante es la posibilidad de segmentar la base de datos basada en el comportamiento del consumidor para hacer acciones de marketing dirigidas al público interesado.
Otra herramienta a la que U-Planner le saca un gran partido es el add-on de informes, ya que les permite medir (a nivel de campañas) los resultados de todos los proyectos, el tráfico orgánico, el embudo de ventas completo y el número de días para cerrar una venta, entre otros. Además, también pueden extraer el ROI de cada actividad de marketing para monitorizar el rendimiento del departamento.
Finalmente, U-Planner también hace uso de HubSpot CRM y HubSpot Sales, la cual es la principal herramienta del departamento de ventas para controlar los contactos de su embudo. Al ser una herramienta simple, intuitiva, robusta y con una total integración con HubSpot Marketing, el software de HubSpot ha habilitado y facilitado la comunicación y colaboración de los dos equipos. Estas dos herramientas les han permitido tener una visión y control general de la relación con los prospectos de los distintos países, ordenar y priorizar prospectos y reducir el tiempo de contacto con estas oportunidades de venta.
U-Planner ha conseguido muy buenos resultados gracias al uso del Growth Stack de HubSpot y al apoyo de la agencia partner IDS Agency en la ejecución de sus estrategias de marketing y ventas. HubSpot les ha permitido ejecutar sus tácticas a través de un software integral, de uso fácil e intuitivo, que ahorra tiempo y recursos, y que facilita el trabajo con el equipo de ventas.
Hoy en día, U-Planner se ha posicionado como experto en educación, con presencia en nueve países gracias a la generación y optimización del contenido con el software de HubSpot y a un aumento del tráfico orgánico de un 410% durante 2016.
La herramienta de redes sociales de HubSpot y su integración con los contactos de la empresa han dado más visibilidad y efectividad al departamento, consiguiendo que el 38% de todas las oportunidades de venta de U-Planner provengan de las redes sociales de forma orgánica durante 2016.
U-Planner también ha logrado aumentar la generación de oportunidades de venta multiplicándose por 130 desde el inicio con el uso de las herramientas avanzadas de HubSpot como workflows, listas y formularios inteligentes. Junto con este aumento, U-Planner ha diseñado y creado campañas de seguimiento de estas oportunidades de venta para convertirlas en clientes.
Los planes de futuro de U-Planner incluyen la expansión a otros mercados de América Latina y de EE. UU., el aumento de su base de partners, la participación en eventos educacionales de América Latina y la fidelización de los clientes mediante una comunicación relevante para ellos. Todo esto lo quieren hacer con la ayuda de IDS Agency y HubSpot y con el uso de los workflows basados en el comportamiento de cada contacto, invirtiendo en su blog como primera herramienta de generación de tráfico orgánico y optimizando la comunicación con su audiencia a través de las redes sociales.